HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

      Pengendalian manajemen merupakan sebuah  keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Salah satu pandangan berargumentasi bahwa sistem pengendalian manajemen harus sesuai dengna strategi perusahaan. Hal ini menggambarkan bahwa strategi pertama kali dikembangkan melalui sistem formal dan rasional dan strategi itu kemudian menentukan desain sistem manajemn perusahaan.

A. KONSEP-KONSEP DASAR

1. Pengendalian

Suatu organisasi harus dikendalikan yaitu harus ada perangkat – perangkap pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai. Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen:

a.        Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi  dalam proses yang sedang dikendalikan.

b.        Penaksir (assessor ) uatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

c.        Effector-suatu perangkat (yang sering disebut "feedback") yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.

d.       Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.

2.      Manajemen

Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu bersama (dalam sebuah organisasi bisnis tujuannya adalah mencapai tingkatan profit yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh hierarki manajer, dengan Cllief Executive Officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit lainnya yang peringkatnya berada di bawahnya dalam diagram organisasi. Kompeksitas suatu organisasi menentukan jumlah lapisan dalam hirarki. CEO memutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk mencapai tujuannya.

3. Sistem

Sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya bersifat (repentitif) pengulangan untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sistem ditandai dengan serangkaian langkah-langkah yang berirama, terkordinasi, dan berulang, yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.

B. BATAS – BATAS PENGNADALIAN MANEJEMEN

1. Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan sebuah proses di mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut :

a.       Kegiatan pengendalian manajemen

Pengendalian manajemen terdiri atas bermacam kegiatan, di antaranya:

Ø  Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

Ø  Mengkoordinasikan kegiatan dari beberapa bagian organisasi.

Ø  Mengkomunikasikan informasi.

Ø  Mengevaluasi informasi.

Ø  Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika perlu.

Ø  Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.        

b.      Keselarasan Tujuan (Goal Congruence).

Meskipun sistematis, proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis; lebih dari itu, proses ini meliputi interaksi antar­individu, di mana tidak dapat digambarkan dalam cara mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi sebagaimana halnya dengan tujuan organisasi. Masalah pengendalian yang terutama adalah bagaimana mempenga-ruhi mereka dalam bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka sedemikian rupa sekaligus dapat membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi

c.       Perangkat Penerapan Strategi.

Sistem pengendalian manajemen mem-bantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan stratejiknya. Sehingga, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan.

d.      Tekanan Finansial dan Nonfinansial.

Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja jinansial dan nonfinansial. Oimensi finansial memfokuskan pada moneter "yang menekankan" pada-net income, return on equity, dan lainnya; tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial-mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan motivasi kerja karyawan.

e.       Bantuan dalam Pengembangan Strategi Baru.

Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Dalam industri yang tunduk pada perubahan lingkungan yang cepat, bagaimanapun, manajemen mengendalikan informasi, terutama yang bersifat nonfinansial, dapat juga menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini diartikan sebagai pengendalian interaktif. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen untuk pengembangan-keduanya negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar; dan keluhan pelanggan) dan positif (misalnya pembukaan pasar baru sebagai hasil penghapusan peraturan pemerintah)-yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategi yang baru. Pengendalian interaktif merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.

2. Perumusan Strategi

Perumusan  strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Tujuan tidak memiliki jangka waktu, tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah, dan hal itu jarang terjadi. Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment) yang memuaskan merupakan tujuan penting, tetapi bagi perusahaan lainya memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya.

Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya timbul dalam merespons ancaman yang diterima (misalnya, serangan dari pesaing, pergeseran cita rasa konsumen, peraturan pemerintah yang baru) atau adanya kesempatan (misalnya, inovasi teknologi, persepsi yang baru dari perilaku pelanggan, atau pengembangan aplikasi baru dari produk yang sudah ada). Seorang CEO yang baril, terutama yang berasal dari luar perusahaan, biasanya merasakan adanya ancaman dan kesempatan berbeda dari yang dirasakan pendahulunya. Sehingga, perubahan dalam strategi sering terjadi ketika ada pergantian CEO yang baru.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dari Pengendalian Manajemen. Perumusan  strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru sedangkan pengendalian manajemen adalah proses pengimplementasian strategi tersebut. Perbedaan yang terpenting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalah formulasi strategi pada dasarnya tidak tersistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap: sehingga keputusan stratejik mungkin dibuat pada saat kapan pun. Lebih jauh lagi, analisis bagi usulan strategi berbeda dengan sifat strategi. Analisis strategi meliputi penilaian, dan nilai yang digunakan dalam proses biasanya estimasi secara kasar. Kebalikannya, proses pengendalian manajemen meliputi serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan menurut banyak sedikitnya waktu yang tersedia, dan dengan estimasi yang dapat diandalkan.

3. Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas merupakan transaction-oriented-yaitu, melibatkan kinerja tugas individual menurut aturan yang dibuat dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti; sebuah fungsi yang dalam beberapa kasus tidak selalu mem-butuhkan kehadiran sentuhan manusia. Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat scientific; sehingga, keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kembali kondisi di luar kendali kepada keadaan yang diinginkan, yang diprediksi-kan berada dalam batasan yang dapat diterima. Sebagai contoh, aturan jumlah pesanan yang ekonomis menjelaskan jumlah dan waktu pesanan pembelian. Pengendalian tugas adalah fokus dari ilmu manajemen dan teknik riset operasi.

Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen. Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian mana-jemen adalah banyak sistem pengendalian tugas yang bersifat scientific. Secara definisi, pengendalian manajemen meliputi perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatokon melalui persamaan-persamaan. Kesalahan serius yang mungkin dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwan manajemen bagi situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalian manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia tidak terIibat secara kese-luruhan (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatisasi), atau interaksi antara seorang manajer dan yang bukan manajer.

4. Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

Internet menyediakan banyak manfaat utama yang tidak didapat dari telepon, yaitu:

a.       Akses secara mudah dan cepat.

Data dapat dikirimkan dari lokasi A ke lokasi B hanya dalam hitungan detik.

b.      Komunikasi multi-target

Internet memiliki jagkauan yang sangat luas, satu situs dapat menjangkau jutaan orang.

c.       Komunikasi berbiaya rendah.

Komunikasi yang digunakan antara pegawai dan pelanggan dapat dilakukan dengan biaya yang murah dan bisa bebas pulsa (gratis)

d.      Kemampuan menampilkan citra tertentu.

Tidak seperti telepon, situs web membuat konsumen dapat melihat produk yang ditawarkan untk dijual. 

e.       Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu

Menjadi manfaat yang paling drastis dari situs web adalah pelanggan menjadi “raja”. Konsumen memegang kendali dan dapat memnggunakan situs web selama 24 jam penuh pada waktu yang mereka sukai tanpa interupsi atau terlalu dipengaruhi oleh agen penjualan maupun telemarketers.

            Dengan manfaat-manfaat tersebut internet secara drastis telah mengubah aturan permainan dalam bisnis ke sektoor individual. Meskipun internet telah dapat menfasilitasi kordinasi dan pengendalian melaluipemrosesan informasi yang efisien dan efektif, internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan penegndalian manajemen. Hal ini disebabkan oleh penerapan strategi melalui penegndalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial dan perilaku, sehingga tidak dapat di otomatisasikan secara penuh.