A.
KESELARASAN
TUJUAN
Tujuan
utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan sejauh mungkin
tingkat “keselaran tujuan” yang tinggi.
Dalam proses yang sejajar dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang
sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Tujuan
utama dari sistem pengendalian manajemen adalah
memastikan tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Sistem pengendalian
yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan
kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya
dan manajer merespons dengan cara mengurangi biaya dalam unit nya sendiri
dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer
telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
B.
FAKTOR-FAKTOR
INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
1.
Faktor-faktor
Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah
norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, di mana
organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara
kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas
pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki
oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat waktu. Beberapa sikap di atas
bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau wilayah di mana organisasi
beroperasi.
Faktor-faktor Internal
a. Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah
budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama,
nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang
implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran
organisasi.
b. Gaya Manajemen
Faktor
internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian
manajemen adalah gaya
manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan yang mereka anggap sebagai sikap atasan
mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi
sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa
diantaranya memilki kharisma dan ramah; sementara yang lain ada yang bergaya
agak santai.
c. Organisasi Informal
Garis-garis
dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang
otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan
yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen
tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang
menyusun di organisasi yang bersifat informal.
d. Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan
organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan
yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari
berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen
resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tidak
resmi).
C.
SISTEM
PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh
besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita
klasifikasikan ke dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu
sendiri dan (2) aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita
menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat
semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah
instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi,
panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa
jenis aturan bisa dilihat di bawah ini :
1. Pengendalian
Fisik
2. Manual
3. Pengamanan
Sistem
4. Sistem
Pegendalian Tugas
5. Proses
Kendali Secara Formal
D.
JENIS-JENIS
ORGANISASI
Strategi
suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada
gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian
manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat
beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1.
Stuktur fungsional, di dalamnya setiap
manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi
yang terspesialisasi
seperti produksi atau pemasaran.
2.
Struktur unit bisnis, di dalamnya para
unit manager bertanggung jawab atas aktivitas aktivitas dari masing-masing
unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian independen dari perusahaan.
3.
Struktur matriks, di dalamnya
unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi-organisasi
fungsional
Alasan
dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang
manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang
berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang
kurang memilki pengetahuan khusus.
Ada
sejumlah kelemahan pada struktur fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi
fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer
fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran)
karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir.
Oleh karena itu, tidak ada cara untuk menentukan bagian dari laba yang
dihasilkan masing-masing fungsi.
Kedua,
jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi
yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi
tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya
dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari
tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Ketiga,
struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan
dengan produk dan pasar yang beragam.
Unit-unit Bisnis
Suatu
unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh
fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis
tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja
dari berbagai fungsi yang terpisah.
Implikasi terhadap
Rancangan Sistem
Jika
kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua
perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan
karena dala organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab
untuk meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna
menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan
elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.
E.
FUNGSI
KONTROLER
Orang
yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian
manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi,
jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler
biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
- Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
- Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
- Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan iniuntuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
- Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
- Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Relasi ke Jajaran
Organisasi
Fungsi
pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya
bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang
mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah
tanggung jawab jajaran manajemen.
Kontroler Unit Bisnis
Para
kontroler unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu
sisi, mereka berutang kesetiaan pada kontroler, korporat, yang memegang
tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain,
mereka juga berutang kesetian pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak
kepada siapa mereka memberikan bantuan.
0 comments: (+add yours?)
Post a Comment